第14回「迷いやすさを解消し、探しやすく伝わりやすいサイトを目指す」～リニューアル準備の取組と、その先を見据えた検討～

アライド：リニューアルを検討されたきっかけはどのようなことでしたか。

岩手県立大学：令和4年度頃でしたが、ウェブサイトが使いづらい、分かりにくい、という話があり、なんとかしなければ、ということでスタートしました。ウェブアクセシビリティの問題があること、障害者差別解消法等の法律的な要請も背景としてあったと思います。まずは現状分析とウェブアクセシビリティ方針の策定からスタートしました。

アライド：具体的にはどのような課題を認識されていたのでしょうか。

岩手県立大学：たくさんあったと思います。まず発信者目線では、現在使用しているCMSに様々な機能が装備されているのですが、教職員はHTMLに詳しくない人が多いので、十分に使いこなせていませんでした。
閲覧者目線としては、どこに何の情報があるかわかりづらかったり、過去の情報が掲載され続けてしまっていたり、情報の整理ができていないことが大きな問題でした。
学内関係者でも情報にたどり着けないことがある状況だったので、相当な問題があるという認識でした。

アライド：学生さんからの意見などはありましたか。

岩手県立大学：例えば、サークル紹介のページが見づらいという声がありました。サークル名をクリックしても移動できず、「せっかく情報を発信しているけど、これだとたどり着けないよね」という声が学生からあって、現在少しずつ改善中です。

岩手県立大学トップページ

アライド：過去の情報が掲載され続けているというお話がありましたが、古いページはどのように発生してしまったのでしょうか。

岩手県立大学：例えば、「ここの項目は不要ですね」という話になって削除するのですが、その下の部分がそのまま残ってしまうようなことが多かった気がします。

アライド：ページ削減はどのように取り組まれましたか。

岩手県立大学：令和6年度に、3か月間集中的に実施しました。古い情報はほとんど「新着情報」の中に積み上がっている状態だったので、企画・広報室から「新着情報の掲載コンテンツは基本的には一年で消します。残してほしい情報があれば教えてください。一年経過したものは非表示に切り替えます。」という内容を職員にアナウンスしました。掲載基準を決めないと、管理がしきれない状態でした。

※2023年8月当時「新着情報」は2,301ページで、公式ウェブサイト全体の38.9％を占めていた。

岩手県立大学：ひたすら新着情報だけにページを掲載するということを続けてしまった結果、大事な情報だけど新着情報にしか載っていないという事象が大量に起きていました。その状態を改善するために、令和6年度の後半に「ページを作成する際は、新着情報だけではなく、きちんと分野別にも掲載してください」とアナウンスしました。

アライド：どのような体制でページを作成、公開しているのでしょうか。

岩手県立大学：基本的に情報発信を職員全員ができる仕組みになっていますが、運用としては、グループごとに更新しています。グループが10程度存在しており、1グループにつきウェブサイトの担当が1人の場合が多いので、大学全体で十数人くらいがページ作成を行っています。
ページ作成者が作成したコンテンツは、グループ内で決裁されると、企画・広報室を通さずにそのまま公開できるようになっています。そのため、きちんと意思統一しないと、グループによって異なる対応をしてしまう可能性があるフローです。

アライド：掲載期限を設ける等の説明は、どのように行ったのでしょうか。

岩手県立大学：まずは文書で掲示板等に掲載して通知しました。昨年度の途中からリニューアルに関わる職員を各グループ1人以上選出するようお願いして、その人たち向けに説明会を実施して、各グループに情報展開していきました。

アライド：掲載方法の変更はスムーズに浸透したのでしょうか。

岩手県立大学：「そりゃそうだよね」という反応でした。一年で消えてしまうと困るページはあるので、元となる置き場所をきちんと設定しなければ、という方向にシフトしていると思います。

アライド：リニューアルに向けて、どのような体制で取り組まれていますか。

岩手県立大学：広報委員会と、ワーキンググループという体制で取り組んでいます。
大学本部、事務局、各学部で構成された委員会を構成し、そこでおおよそのやり方を相談して意思決定するという形を取ることが多いです。広報委員会は令和5年度に立ち上がりました。また、機動的に検討が進められるように、広報委員会で協議検討する前段階として、3名の教員と大学本部の職員で構成するワーキンググループを設置しました。
ある程度の案をワーキンググループで検討して、広報委員会で意思決定する、という流れが多いです。ワーキンググループは昨年度（令和6年度）に10回程度実施しました。

左から阿部さん大橋さん

アライド：リニューアルに向けて取り組む過程で、大学内部で理解を得ることが大変だったことはありませんか。他団体の話ですが、リニューアル自体を認めてもらうのに苦労されるケースが多く、「サイトが問題なく動いていればそれで良いのでは」という評価をされてしまって、10年、20年経過していくこともあります。

岩手県立大学：広報に力を入れないといけない、という流れがあったことは、サイトリニューアルにとって大きかったと思います。また、岩手県立大学には社会福祉学部があり、ウェブアクセシビリティを重視することが必然です。このほか、ソフトウェア情報学部の知見を活かして取り組むのが良いのでは、という声もあります。
平成29年度に前回のリニューアルを行い、現在の公式ウェブサイトが作られましたが、当時は予算規模がかなり小さく、大きな見直しは行えませんでした。今回はウェブアクセシビリティに関する法律的な要請もあり、学内の協力を得て大幅に見直すことにしました。

アライド：今回のリニューアルで力を入れていることをご紹介ください。

岩手県立大学：特に重視しているのはウェブアクセシビリティの改善です。事業者を選定する際も、ウェブアクセシビリティ対応を重視しました。また、情報分類の見直しを伴うページの移行、デザインの見直しも重視しています。

アライド：リニューアルの準備段階で、ウェブサイトに関してアンケートを実施されたのですよね。

岩手県立大学：SNSに掲載して誰でも回答できる形式で1～2か月間程度行いました。全学生と教職員に案内して、100人弱くらいの回答が集まりました。現役の学生からも「自分達の大学のウェブサイトをきちんとしてもらいたい」という回答があって、ウェブサイトへの期待度が高いことがわかりました。

アライド：次回リニューアルの後に、あらためてアンケートを実施して比較分析すると、また効果が確認できますね。これまで不要ページを削除したうえで、現行の公開ページを探しやすくなるように整理されてきました。今後、今は掲載していない情報をもっと発信しようと検討される場合は、リニューアル公開以降に、あらためて利用者の声を聞いてみることが重要ですね。

アライド：リニューアルに向けた情報分類について、どのような検討を行いましたか。

岩手県立大学：新着情報にしか掲載されていない情報が多数あり、それらを含めサイト全体の情報をツリー状に再構成する検討を行っています。また、訪問者別に重要度の高い情報を整理しました。現時点で「受験生、在学生、卒業生、企業・一般」というメニューを新規作成予定です。
他大学サイトを参考にしつつ、ワーキンググループと広報委員会で精査していきました。対象となる訪問者をどこまで細かく設定するか、という議論もありましたが、まずは4つにしようという話にまとまりました。

アライド：メニューに掲載する具体的なリンクは、どのように検討されましたか。

岩手県立大学：現在グローバルナビゲーションと新着情報にしか掲載がないものを、整理して振り分けていく作業を行いました。まずはワーキンググループの中で精査して、広報委員会で合意を得るという流れでした。掲載リンクが多すぎてしまうと、グローバルナビゲーションと役割が重複してしまったり、管理が複雑になってしまったりするので、リンクを厳選する必要がありました。
また、関連情報にも行き来しやすくなるように、厳選したリンクとは別に、「キャリア・就職」等のキーワードを掲載する領域も設ける想定です。

阿部 いづみさん