レポート　公共サイト運営の最前線
第6回「10万を超える”浮遊ファイル”の洗い出し・削除を実現した仙台市」

アライド：浮遊ファイルが発生した経緯はわかりましたか。

武内：2011年リニューアルの際、「既存コンテンツは残す」ことを原則にデータの移行をしたことです。いま思えば、既存コンテンツを整理して必要なコンテンツだけ移行すれば良かったかもしれません。

アライド：他に思い当たることはありますか。

武内：実は、リニューアル後のコンテンツ削除の運用にも問題がありました。利用しているCMSに制約があるためページの「自動削除」を設定できないこと、また複数の課で共有しているページを誤って削除してはいけないことから、削除権限は広報課のアカウントだけに持たせています。
そのため、コンテンツ削除の際は、各課からの申請により広報課が作業を行う運用にしています。申請の際、削除コンテンツの指定が「削除したいページのURL」のみだったため、そのページからリンクされているPDFや画像、場合によってはリンク先のHTMLページ一式などが塊のまま残ってしまうのです。広報課も担当課も、最上位のページが削除されたことにより、下位のページについては利用者が閲覧できないと思い込んでいました。実際には、検索サイト等から下位のページが閲覧されて、お問い合わせが発生していましたが..。

アライド：CMSで管理していないコンテンツはいかがですか。

武内：より深刻な状況でした(苦笑)。業者に委託して作成したコンテンツなど、ページ作成ソフトで管理されているコンテンツは、明らかに浮遊しているファイルが多い。ページを管理する機能がないところに、新しいページを追加していきますから、浮遊するべくして浮遊するともいえますが..。

アライド：今後浮遊ファイルを発生させないための施策を教えてください。

武内：せっかく浮遊ファイルの存在に気づき整理することができたので、新たに問題が生じないよう、運用ルールの見直しと周知を図っています。まずは浮遊ファイルがなぜ問題なのか重ねて理解してもらい、ページの削除申請の際には、最上位のページだけでなくディレクトリ単位で削除コンテンツを指定してもらうようルールを改めました。また、広報課が削除を行う際のチェック項目を増やしました。
ただ、各課や広報課がいくら気をつけても、PDFや画像を含む全てのコンテンツを人手で管理するのは難しいと考えています。予算次第ではありますが、今回の解析のように仙台市公式ウェブサイトの全ページ、全ファイルを機械的にくまなくチェックし問題箇所を潰していく作業は、少なくとも1年に1回程度必要ですね。