第8回「情報分類の根本的な見直しと入念な事前準備による業者選定」~糸島市ホームページのリニューアルとCMS入れ替え~(前編)
[ 2017年4月14日 ]
ゲスト
糸島市企画部秘書広報課広報係 主査
田中伸治さん
3.業者選定とシステム選定を再び誤ることのないように
アライド:リニューアルを検討されるに当たって、特に重視された点は何でしょうか。
田中:リニューアルの目的の中で、重要な点が二つありました。一つは、現在のあらゆる課題を解決する抜本的改善手段として、利用者と作成者の両者にとって便利で使いやすいホームページにリニューアルすること。そしてもう一つは、今後の課題やニーズである「アクセシビリティ」「スマートフォンからの閲覧」などに対応し、機械判読性の高いホームページにすることでした。
そのためには、良質なCMSとパートナーとなる委託業者の選定が最も重要です。前回の業者選定でも、決して担当職員が手を抜いていたとは思いません。選考委員会を組織し、選考基準を定め、書類選考やプレゼンテーションの末に、その業者を選んだと思います。しかし、結果としては業者選定を誤り、悲惨な状況になりました。気付いてから、いくら悔いても後の祭りです。プレゼンテーション時に先頭に立って説明をされた方は運用開始後、ほとんど登場しなかったそうです。
このような状況から今回はリニューアルを行うに当たり、事前準備をきちんと実施することを考え、アライドさんに相談しました。
4.あらゆる資料を作成し、トップを含めて事前準備の必要性に理解を求めた
アライド:事前準備の予算を取られるためにはいろいろ苦労をされたことと思いますが、具体的にはどのように進められましたか。

糸島市役所庁舎
田中:今回、リニューアル事前準備業務をアライドさんにお願いすることができました。これはリニューアルとは別に費用が発生するため、予算確保の段階で庁内でもいろいろと議論がありました。しかし、「職員だけで刻々と状況の変わる荒海を、羅針盤や地図を持たずに航海すれば、再び同じ轍を踏む恐れがある。それこそ、リニューアル費用そのものを無駄にしかねない」と、上司とともにあらゆる資料を作成し、現状の問題をトップに理解してもらうなどして、予算を得ることができました。事前準備をきちんと行わずにリニューアルを実施し、前回と同じ失敗を繰り返せば「運用開始後の費用負担」「市民を中心とした利用者の利便性」「職員の作業負担」などを考えるとトータルでは無駄なコストを掛けることになるという説明も理解されたと思います。この考え方は、今回のリニューアルの要点の一つと言って良いと思います。
とはいえ、財政的に豊かとはいえない本市。使える金額も限られるため、委託業務はアライドさんと相談しながら、必要不可欠なものから優先順位を付け、泣く泣く内容を削ぎ落としました。お願いできたのは限られたメニューにも係わらず、アライドさんには力を尽くして相談に乗っていただき、本当に感謝しています。
例えば、事前準備作業時に実施した情報収集の際、リニューアル業者の説明に対し、「客観的・総合的に評価できるかどうか、リニューアル業者として有力な候補になり得るのか」「現在のウェブ制作会社やCMSベンダーの状況、IT業界の情勢はどうか」など、職員では情報が不足しがちで判断が難しい部分にも的確な助言をいただきました。ときには「特定の質問を投げ掛けて、相手の力量を図る」というような、長いIT業界の経験がなければ得られない心強い手法も伝授していただきました。
アライド:予算確保と同時に、職員の意識を高めるための研修を事前準備作業の開始前に実施されましたが、その意図についてお聞かせください。
田中:職員の間でもコンテンツページ作成に関する問題は明らかになっていましたが、あのタイミングで「リニューアルに向けた意思統一」の機会が持てたことは、非常に大きな意味があったと思います。職員の意識を変えたり、高めたりするためには研修はとても有効です。異動もありますので定期的に実施していくことが、とても大切だと思います。