第8回「情報分類の根本的な見直しと入念な事前準備による業者選定」～糸島市ホームページのリニューアルとCMS入れ替え～（後編）

アライド：いよいよリニューアルプロジェクトが開始となりましたが、ここで重要となった点についてお聞かせください。

田中：リニューアル業務が実際に始まってから、進行管理の上で、しばしば問題が発生しました。そのひとつが業務を長期的に進めていく中で、気の緩みや確認不足による「スケジュールの遅延」が発生したことです。進行管理については、本来、リニューアル業者が管理してくれれば問題ないのでしょうが、我々と業務担当者が面識を深めるにつれ、徐々に管理や確認が甘くなってしまっていたと思います。幸い、今回のプロジェクト全体のスケジュールはアライドさんにみてもらっていましたので、足りない部分を的確に、ときに、かなり厳しく指摘していただきました。リニューアル業者の方に本当に良い仕事をしてもらうためには、適度な距離感と厳しさが必要で、「なあなあ」が一番の大敵。「リニューアルが完了するまでは、担当者と過度に仲良くしてはいけない」とまで言われました。そのときには「リニューアル業者と良い関係が築けているし、そこまで厳しくしないといけないのか」と疑問に思うこともありました。しかし、少しずつ作業の遅延が発生し、仕様書に記された資料が期限に出てこないということが起こってきました。その際には「このままのペースで進めていけば、仕様書で求めた内容の多くは実現できず、妥協したままのリニューアル公開を迎える恐れがある」との指摘を頂きました。
ここは「心を鬼にして対応すべき」と考え、お互いに仕様書の記載内容に立ち返る作業を繰り返すことで、スケジュールの遅れも取り戻すことができました。最終的には、移行した全ページを検証し、問題点を修正した上で、遅延なくリニューアルを迎えました。リニューアルにありがちな「公開日に間に合わず、見切り発車した上で走りながら修正する」ような状況を避けることができました。

アライド：リニューアル業務が進行していく中で気がつかれた重要な点があれば教えてください。

田中：一般的にリニューアル業者さんは、これまでの実績・ノウハウからリニューアル作業を自分たちのペースで進めようとします。しかし、そこには往々にして自治体側の確認作業期間や、問題が発生した際の修正期間が含まれていないことが多い。これらについて仕様書の内容を都度確認し、記載事項をきちんと実施するよう繰り返し働きかけていくことが重要だということがわかりました。

アライド：リニューアルの実施に当たって、糸島市職員の協力をどのように求められたかお聞かせください。

田中：リニューアルの実施において業者対応と同等に大切なのが、市職員への対応です。ホームページリニューアルは、担当者だけが頑張っても成功はありえません。どれだけ職員を巻き込んだ全庁的な取組にできるかが重要です。この点に関してもアライドさんに多くの助言をもらいながら取組を進めました。
「担当者が一所懸命」でないと、そして、それがきちんと伝わらないと、他の職員が自分の業務を押してまで協力を得られるはずはありません。庁内メールなどで、情報発信を定期的に行い、「リニューアル公開まで、あと何日」と呼び掛けるなど、リニューアルへの関心やモチベーションが切れないよう配慮しました。
特に「移行コンテンツの全ページ検証」では、各課にかなりの負担を強いるため、６回のCMSオペレーションの職員研修全てにリニューアルの意義について直接語って協力を呼びかける時間を設けました。おかげさまで、職員研修の参加率も非常に高く、依頼した作業にも積極的な協力を得られました。市職員の参画度合いについては、A社さんからも、お褒めの言葉を頂けました。

アライド：オペレーション研修、或いは研修後に気をつけられたことはありますか。

田中：以前のCMSにはなかった、あっても使えなかった機能が、今回は有効に使えることにより、コンテンツ作成者から操作に関する問い合わせが相当数ありました。その際には一つ一つ丁寧に理解してもらえるように支援することで、その後の積極的な活用・情報発信につながったと思います。併せて、A社さんに、サポートセンターを長期間設置して対応してもらったことも良かったと思います。