第12回「3年半かけて取り組んだ姫路市公式ウェブサイト全面リニューアル」（中編）

アライド：仕様書作成作業を、事前準備の最後の方で行われていますが、仕様書を固めていくにあたって、注意されたことはありますか。先ほどの保守関連ところをしっかり書いておくというのはありましたけれども。

神脇：保守とともに、CMS等の機能要件もそうですね。あとは、現状のサイトの構成状況を盛り込んだというところですね。現状こういう構成になっています、リニューアルで実現したい姫路市の要件はこうです、というものを示し、事業者さんに考えるところを与えて、仕様書を作ったという感じです。

アライド：機能要件とおっしゃっているのは、CMSの機能としてはこのようなものを求めますよ、ということですか。また、情報分類やサイト構造設計は、大きな方針は提示した上で、提案を求めていく、と、そういう考え方ですね。
公共機関さんの仕様書って、細かいことはあまり書かずにざっくりしたものが多いですよね。今回の仕様書って、結構分厚い仕様書だったと思いますが、しっかり仕様を提示していくことの意味をどの様に考えられますか。

神脇：姫路市の意思表示みたいなものですね。ごく一般的なざっくりした仕様書でCMSを決めてしまうと、いざ蓋を開けた時に、「こういうものじゃなかったよな」って多分思うと思います。

アライド：自分たちの方針だとか、機能要件を相当細かく出されたと思います。意思表示であり、こうやる、ということをしっかり提示して、なおかつそれを実現するためのいい提案を出してくれ、そういう感じですね。

神脇：はい。

アライド：実際に色々な事業者さんが提案してこられたと思いますが、調達の段階で想像していたことと違ったことはありましたか。

神脇：提案の段階では、何でもやります、みたいなことを事業者さんは言ってくるので、その中から実際に姫路市で使えそうな機能を探していく、というのが主だったかな、と思います。

アライド：なるほど。機能要件をしっかり提示されているにも関わらず、何でもできますよ、というところが全般的な傾向としてはあったということですね。蓋を開けてみたら、実はここは違っていた、ということはありましたか。
相当細かく機能要件を出されていたと思いますが、それでもそういうことがあるということですね。だから、機能要件というものをあまりきちんと書いていない場合は、求めていたものと相当大きな乖離があるということですね。

神脇：あると思いますね。姫路市でも結構乖離があったので。事業者さんも細かくは見ていなくて、こういう機能って言ったら、「うちそういう機能あります」と言われるのですが、事業者が決定した後に機能要件確認の打ち合わせをしましたが姫路市の求めている機能とは全然違うということはありましたね。

アライド：事前に色々なデモンストレーションとか機能調査をした上で機能要件をしっかり固められたということですが、それでも最終的にはまだ認識の違いがある、ということですね。そこはもう、どこまでいっても埋められない部分かもしれないですね。機能要件を詰めておかないでいい加減にしてしまうと、導入してみたら全く違うものだった、ということですよね。

アライド：事業者さんをどうやって選定するか、という話をもう少しだけお聞かせください。
リニューアル事業者さんを選定されるにあたって、どういうところに一番注意をして、選ぶ基準の中で、どういったところを一番重要視されましたか。
一つは、機能というお話がありましたよね。もう一つは、今日のお話の冒頭の方で、保守の話があって、きちんと信頼関係を築けるかどうか、という話ですよね。そういったところもかなり評価基準になったということですか。

神脇：そうですね。そこは一番重点を置いていましたので。

アライド：他にはありますか。

神脇：実際の調達に入る前までに訪問してくる回数とかは結構気にしていましたね。「今どんな状況ですか。」と顔出すくらいでもいいので。

アライド：事前の評価段階で、どんな風に確認していけばいいものですか。

神脇：来るということは、それだけやる気があるということかな、と私は思います。

アライド：それは、事前調査の段階からよく来たということですか。調査前とかですかね。調達前に色々調査で声をかけられて、その後に何かしら顔を出してくれる、と。これは書いちゃうと色々な事業者が自治体さんにアプローチすることが増えるかもしれませんが。

アライド：自治体側として注意をしておくことはありますか。

神脇：話が噛み合わないとか、軽い返事をする事業者は気を付けた方がいいと思いますね。

アライド：私も色々なセミナーで、「これはできませんよ」とか、難しいということを正直に言う方の方が、後々お付き合いするのであれば、絶対にいいですよ、と話しています。

松本：担当者しか分からない、担当者ならではの意見なので、とても大事ですね。

アライド：せっかく一緒に課長さんにいらしていただいているので、聞きにくいことをちょっとだけお聞かせください。どこの自治体さんも苦労されている、市側の体制について、事前準備に結構時間を割いて、色んな作業をご自分たちでされている中で、体制という面では、難しいことはありましたか。

松本：ホームページのリニューアルは、ちょっと通常の公務員の業務とは違う、専門的な業務だと思います。広報課としては、神脇がいてくれて本当に助かりました。本人の知識、情報収集をするにしても、個人が持っている力というのはすごく大きいと思います。全くこういうことを知らない職員が担当者になっても、どこから手をつけたらいいか分からないというのはあるので、そういう面では、この様な専門的なことに対応できる職員を配置する、採用する、あるいは内部で育成するとか、そういうことが重要だと思いますね。

アライド：神脇さんはシステム部門にもいらっしゃいましたよね。

松本：そうですね。

アライド：ちょうどリニューアルのタイミングで最適な方がいらっしゃったということですね。私も他の色々な自治体さんをご支援している中で、やはりシステム部門を経験されている方が入っているというのはとても大事だと思います。

松本：そうですね。そうでないと中々思う様には進まないと思います。

アライド：先ほど課長がおっしゃったように、ホームページについては、ITの世界の知識がないと難しいところがありますよね。

松本：どの職員でも、新しい職場に行けばゼロから勉強します。それにしても、大体の業務というのは前年のことを去年やった通りにやればある程度同じように成果を出せるのが公務員の仕事ですが、ホームページはそうはいかない部分が大きいと思います。

アライド：世の中のIT環境の変化のスピードが速いというのもありますね。

松本：そうですね。新しい知識を求められたり、常に変化している中で、そこは本当に個人の力が大きかったかなと思いますね。

アライド：可能であれば、そういう経験を持っていらっしゃる方が、リニューアルの時だけでも参加されるととっても心強いですよね。
途中で、神脇さん以外の他のメンバーの方が異動されたことがあったと思いますが、結果的には柔軟に対応されたのだと思います。引継ぎ等を含めて、何か参考にさせていただけることがあったら教えてください。

松本：メインの職員が居れば、例えば神脇が異動してしまうと立ち行かなくなりますけれども、複数人で組織としてやっておりますので、ある程度は変わっても、引継ぎをしながらやっていけば大丈夫だと思います。

アライド：しっかりした人が一人いて、サポートする人が一人いる、と。一人じゃちょっと厳しいですよね。

松本：その辺も、神脇が新しい担当者に的確に指示してくれましたので大丈夫でした。

アライド：先ほどからおっしゃっている、しっかり事前準備の期間もお取りになって、そこをシステム経験のある神脇さんという方が、ずっと事前準備からリニューアル公開まできちんと担当されたというのが大きいですよね。

松本：大きいですね。

アライド：途中で変わってしまうなんていうことがあると大変ですね。我々も支援させていただいている最中、心配しているのはその点です。本当に良かったですね。